Risicobeheer van uitbestedingsrelaties ondermaats

Risicobeheer pensioenfondsen van uitbestedingsrelaties is ondermaats 

Avida International constateert dat het risicobeheer van pensioenfondsen van uitbestedingsrelaties in (heel) veel gevallen niet of onvoldoende meebeweegt als omstandigheden wijzigen. Dit is een van de belangrijkste bevindingen uit de ruim 50 gesprekken die Avida International de afgelopen periode heeft gevoerd met bestuurders en directeuren van pensioenfondsen over strategisch uitbesteden in de pensioensector. 

“De pensioensector staat nooit stil. Of het nu gaat om nieuwe wetgeving, fusies en overnames of het vertrek van sleutelpersonen, de dynamiek vraagt om continue aanpassingen. Ook in de wijze waarop uitbestedingsrelaties worden gemonitord en aangestuurd”, volgens Gerben Schreurs, partner van Avida International. 

Verandering vereist extra waakzaamheid 

Wanneer er zich grote veranderingen voordoen binnen een organisatie, is het logisch dat de aandacht van bestuurders en management verschuift naar strategische heroverwegingen en transformatieprocessen. Onder druk van veranderingen als de Wet Toekomst Pensioenen (WTP) en de implementatie van de Digital Operational Resilience Act (DORA) lijkt de hele sector zich in een staat van flux te bevinden.  Deze ontwikkeling vraagt om nieuwe strategieën en aangepaste Target Operating Modellen, maar uit het onderzoek van Avida International blijkt helaas dat er vaak te weinig aandacht wordt besteed aan de specifieke risico’s die dit met zich meebrengt voor de dagelijkse operaties. 

Risico’s in de uitbestedingsrelaties 

“Uit de ruim 50 gesprekken is gebleken dat risicomanagement met betrekking tot uitbestedingsrelaties te vaak op de achtergrond raakt. Terwijl bestuurders en directeuren zich volledig focussen op de grote veranderingen, blijft het dagelijkse risicobeheer van uitbestedingsrelaties ongewijzigd en daarmee onderbelicht. Dit is zorgwekkend”, volgens Paul Boerboom, partner en oprichter van Avida International.  “Versterkte dijkbewaking is hoognodig, zeker als er, naast de veranderingen vanuit wet- en regelgeving, sprake is van extra transitierisico's als gevolg van fusie of overname-activiteit bij een pensioenaanbieder, of als er sprake is van hoger personeelsverloop.” 

Zonder deze extra aandacht voor de uitbestedingsrelaties kunnen risico's in de toeleveringsketen, zoals operationele fouten of compliance-issues, een negatieve invloed hebben op de stabiliteit van het pensioenfonds. Het is van cruciaal belang dat bestuurders niet alleen oog hebben voor de 'grote veranderingen', maar ook voor de structurele processen die de continuïteit van hun fonds waarborgen.  

Wat te doen? 

Pensioenfondsen doen er goed aan om proactief het risicomanagement op uitbestedingsrelaties te versterken ten tijde van grote veranderingen. Dit betekent 
onder andere het scherp monitoren van de prestatie-indicatoren, waarbij scherp wordt 
gelet op het juist, tijdig en volledig beantwoorden van vragen en het met grotere regelmaat evalueren van de samenwerking op softe aspecten en de ‘early indicators’ van mogelijke toekomstige problemen. Alleen op deze manier kunnen pensioenfondsen de veranderingen in de sector het hoofd bieden zonder de controle over de dagelijkse operatie te verliezen. 

Avida International helpt pensioenfondsen een robuuste strategie te ontwikkelen voor hun aanbestedingsbeleid, waarbij zowel de veranderingen in de sector als het dagelijkse risicomanagement zorgvuldig worden meegenomen. Zo zorgen we ervoor dat pensioenfondsen ook in turbulente tijden stevig blijven staan.